Muitas vezes, micro e pequenas empresas (PME) relutam em estruturar processos para orientar seus negócios. Acham que é um trabalho chato, complexo e, muitas vezes, desnecessário. Afinal, a empresa já opera faz tempo e sempre deu tão certo. Por que perder tempo com isso?

Mas, é importante destacar: estruturar processos na PME não significa adicionar tarefas sem sentido ou mexer em time que está ganhando. Pelo contrário! É pegar o que já funciona e documentar, escrever o passo a passo, consolidar.

Com isso, a empresa organiza o conhecimento acumulado com muito esforço ao longo do tempo, identifica oportunidades de melhoria e protege seu legado contra riscos e ameaças.

Veja a seguir 8 processos para estruturar PME que, se implementados podem aumentar a eficiência e alavancar o negócio.

1. Processo de planejamento e gestão do negócio

Antes de tudo, é preciso ter clareza dos objetivos, proposta de valor, critérios de sucesso e responsabilidades. Isto envolve:

• definição de metas;
• método de precificação;
• definição e acompanhamento de indicadores;
• fluxo de caixa projetado;
• decisões de investimento;
• análise de resultados;
• e distribuição de tarefas/responsabilidades.

Em empresas pequenas, esses processos ficam normalmente centralizadas no dono do negócio.

2. Processo de compras, estoque e logística

Estes é outro processo crucial para a saúde e sucesso de qualquer negócio. Envolve os seguintes tópicos:

• compra de insumos/produtos;
• negociação com fornecedores;
• controle de estoque;
• armazenagem;
• logística e entregas.

Dependendo do porte da empresa, o processo de estoque/logística pode ser separado do processo de compras, que envolve negociação de preços e condições de pagamento.

3. Processo de marketing e geração de demanda

Estão envolvidas aqui as atividades de promoção da empresas, seus produtos e serviços e as estratégias adotadas para a geração de leads. Isto inclui:

• marketing digital;
• redes sociais;
• anúncios e campanhas;
• captação de leads;
• parcerias;
• indicações.

Esse processo gera oportunidades para vendas. Aqui, também, o dono pode ser o principal garoto-propaganda de seu negócio.

4. Processo comercial e relacionamento com clientes

Depois que o cliente faz contato ou aparece no estabelecimento, como fazer a venda acontecer? Veja o que envolve esse processo:

• atendimento (quem atende, como atende, o que oferece?);
• vendas;
• propostas/orçamentos;
• fechamento;
• sistemas de pagamento;
• pós-venda;
• suporte;
• fidelização;
• promoções;
• CRM.

Aqui mora boa parte da receita recorrente e reputação da empresa. Tão importante quanto atrair um novo cliente é fidelizá-lo, criar relacionamento e explorar todas as oportunidades de satisfazer esse cliente.

5. Processo operacional / produção / prestação do serviço

Para muitas empresas, entre os processos de “vender” e “entregar” geralmente existe a operação principal do negócio, que pode ser a fabricação de um produto ou a execução de um serviço. Exemplos:

• fabricação e/ou execução do serviço;
• desenvolvimento de software;
• atendimento técnico;
• montagem;
• produção artesanal;
• execução do pedido.

Em muitas pequenas empresas isso fica implícito, mas operacionalmente é o coração do negócio. É onde os processos devem ser bem detalhados e há sempre a possibilidade de melhorias significativas.

6. Processo financeiro, contábil e fiscal

Outra etapa fundamental de qualquer negócio é a gestão eficiente e segura de finanças, contabilidade e tributos. Isto envolve:

• contas a pagar e receber;
• emissão de notas;
• controle do fluxo de caixa;
• conciliação bancária;
• recolhimento de tributos;
• obrigações fiscais;
• cobrança;
• relacionamento com contador;
• controle financeiro.

Estes são processos fundamentais para a sobrevivência e o sucesso de micro e pequenas empresas. Além do risco de descontrole financeiro, qualquer erro no campo contábil ou fiscal, por exemplo, pode levar a multas e penalidades, ou até mesmo à rejeição das notas fiscais, interrompendo a operação.

Para garantir a segurança desses processos, vale a pena investir em um sistema de emissão de notas fiscais, sobretudo se esse sistema corrige automaticamente erros cadastrais (de NCM, por exemplo) e facilita a interface com seu contador.

Atenção ao faturamento na transição fiscal: Vale lembrar que, a partir de agosto, notas com erros nos campos da Reforma Tributária serão rejeitadas e quem não se adequar à nova legislação estará sujeito a penalidades. Saiba mais!

7. Processo de pessoas e administração

Para se evitar problemas legais, é igualmente fundamental ter processos sólidos na gestão de pessoas. Isto inclui:

• contratação;
• folha de pagamento;
• férias;
• benefícios;
• treinamento;
• cultura;
• documentação;
• organização administrativa.

Mesmo empresas pequenas precisam disso bem estruturado.

8. Processo de tecnologia e segurança

Muitas empresas pequena ignoram esse ponto. Mas também é fundamental cuidar de processos que envolvem:

• sistemas utilizados;
• backup;
• segurança de dados;
• acessos aos sistemas internos;
• automações;
• respeito à LGPD;
• ferramentas de produtividade.

Embora estruturar processos pareça uma tarefa muito complexa, uma forma simples de visualizar é organizar as atividades da empresa de forma:

Atrair → Vender → Operar → Receber → Controlar → Crescer

E, a partir daí, desdobrar as operações e regras envolvidas em cada etapa.

Quase toda empresa pequena gira em torno desse ciclo. E a receita do sucesso o empreendedor já conhece. É só fazer acontecer!